关于做好2017届毕业生档案归档工作的通知


2017届毕业生档案归档工作的有关事项要求如下:

、毕业生档案归档时间

原则要求在毕业生离校两周内完成归档工作。

二、毕业生档案归档材料有:

1、毕业生学业成绩表:以专业、班级为单位组卷,卷内文件级目录以《×××学业成绩表》为一条著录信息,使用A4纸张,左边留出装订线,要标明:本科、专科。

2、毕业生基本信息表:附学号、姓名、照片,没报到的、没完成学业的、退学的等情况,信息表上一定要标注说明,加盖学院公章。

附的照片,1寸,为保证规格、版面统一,最好在毕业生信息采集时留出一张,否则事后再收取很麻烦,还往往收集不全。

卷内文件级题名格式:

1条:学生基本信息与照片,从第2条起是每个学生一条注录信息:学号+姓名+学业成绩表。

案卷级题名格式:

山东青年政治学院+二级学院名称+年级+专业(本或专)+班级+学生基本信息与照片、学生个人学业成绩表。

上传《个人学业成绩表》时,卷内文件级目录应该是学号+姓名+学业成绩表(容易遗漏学业成绩表这几个字)。电子版的《个人学业成绩表》与卷内文件级目录学生姓名一定要认真检查,避免名字出现错别字、文件级目录与挂接电子文件张冠李戴的现象。

3、毕业生成绩汇总表:以学院本级毕业生为单位组卷,但本、专科的要分开组卷。标明:本科、专科,使用A3纸张,折叠A4,左边留出装订线。跨页码打印的,要设置顶端标题行。

卷内文件级题名格式:

二级学院名称+年级+专业(本或专)+班级+成绩汇总表,卷内文件级目录以专业、班级为一条著录信息,

案卷级题名格式:

山东青年政治学院+二级学院名称+年级(本或专)+成绩汇总表。

4、毕业生合影照片:根据档案管理标准化、规范化要求,归档的毕业生合影照片,必须以班级为单位合影,合影照片作附注说明。《合影照片附注说明》格式可以在档案馆网站下载栏下载。毕业生合影电子版要刻光盘移交,每个版须注明:级、专业、班级、本(专)科。

5、学位申请审批表

6、学生学籍卡、学生注册登记表

根据档案归档要求,56项需要反正面扫描成电子版。装订时标注页码,前面附目录、后面附备考表。(档案馆有专门装订机器,欢迎来馆装订)

7收集2017届毕业生在校期间参加校外重大活动资料

收集在校期间参加校外学科竞赛、科技文化活动、社会实践、志愿服务等及其他活动重大活动形成的资料。(已在OA系统交办协办栏下发通知)收集的具体要求、登记的表格请到档案馆网站的业务指导栏上浏览下载。

1)收集范围。2017届毕业生在校期间代表学校参加校外重要会议或在学习、科技、文体等活动中取得省部级及以上奖励的相关资料。

2)收集要求。以院(系、部)为单位,收集毕业生相关获奖证书、奖杯、领奖照片等资料,如果不能收集原件的,请将原件进行扫描、拍照等数字化处理后,填写《山东青年政治学院毕业生重要资料收集登记表》及《档案移交(接收)登记表》,一并移交档案馆归档保存。

3)时间安排。请各院于630日前到档案馆办理归档。

8、关于补考,换发毕业证的学生学业成绩表,各学院要及时归档,归档时,案卷标题的拟写:年级+专业+本(专)科+学生学业成绩表(补考),必须注明“补考”字样。在补考,换发毕业证的发生年度归档。

9、附毕业证书编号的毕业生名单和附学位编号的授予学位名单(此项由教务处负责)

、关于网上归档的问题

经过两年的运行,全校档案全部实行在网上提交归档目录,并要求所有归档的纸质档案材料,都要在档案管理系统挂接相对应的电子文件。用户名,密码已发到各学院的档案管理员的邮箱,如有人员变动的,请与档案馆联系。请各学院的档案管理员,辛苦一下,在规定的时间完成有关档案的录入,及时与档案馆对接。

、应当注意的问题

1、如果归档的材料是表格形式的,若是分页打印的,一定要设置顶端表题行或左端表题行,左边留出装订线

2、上传个人学业成绩表时卷内文件目录应该是:学号+姓名+学业成绩表(容易遗漏学业成绩表这几个字)。电子版的与卷内文件目录学生姓名一定要认真审核,避免出现张冠李戴,名字不能出现错别字。

3、装订时标注页码,拆除金属书钉,前面附目录、后面附备考表。

五、 毕业生档案系统录入操作的几点说明:

(一)学生基本信息与照片、学生个人学业成绩登记表、各专业成绩汇总表归档

1、系统操作界面:凭用户名+密码,进入档案管理系统后,点:整理编目—档案管理—教学工作类—(JX14)学籍管理—学院—相应年度

2、文件级题名格式:

①《学生基本信息与照片》和《×××学业成绩表》合一组卷,第1条:学生基本信息与照片,从第2条起每个学生《×××学业成绩表》为一条注录信息,文件级题名格式为:学号+姓名+学业成绩表。

②《成绩汇总表》以专业、班级为一条注录信息,文件级题名格式为:二级学院名称+年级+专业(本或专)+班级+成绩汇总表。

3、案卷级题名格式:

①山东青年政治学院+二级学院名称+年级+专业(本或专)+班级+学生基本信息与照片、学生个人学业成绩表;

山东青年政治学院+二级学院名称+年级(本或专)+成绩汇总表

4、保管期限:永久

5、卷内文件要编写页数;立卷人、立卷单位、检查人、立卷时间需要填写

6、目录打印时,需选择打印项中的:卷内文件目录、备考

(二)照片归档

1系统操作界面:

整理编目—档案管理—声像档案类—(XS12)照片—学院—相应年度

2、案卷级题名格式:

山东青年政治学院+二级学院名称+年级+专业+班级+合影

3、保管期限:永久

(三)照片光盘归档

1、系统操作界面:

整理编目—档案管理—声像档案类—(XS19)光盘—学院—相应年度

2、案卷级题名格式:

山东青年政治学院+二级学院名称+年级+专业+班级+合影光盘

3、保管期限:永久

(四)《毕业生在校期间参加校外重大活动资料》归档

文字材料归为:DQ18学生工作类

1、系统操作界面:

整理编目—档案管理—DQ18学生工作—学院—相应年度

1、文件级目录格式:根据材料名称著录,材料没有名称的需要自拟,自拟的材料名称外加[]

2、案卷级题名格式:根据卷内材料综合命名。一般情况下包含以下要素:责任者+问题+文种。

例如:×××(单位名称)关于公布×××活动中获奖人员名单的通知(我校××××××专业×班×××获奖);

山东青年政治学院×××学院2014×××专业×班×××在×××活动中获得二等奖(奖杯……)

 

另外,归档工作过程中,如有其他问题请与我们联系,电话97466   97111

 

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