关于2017年度档案归档工作应注意的事项


 

各单位、各部门:

为做好2017年度档案资料归档工作,档案馆总结汇总了2016年度档案归档工作中存在的一些问题,为做好今年的归档工作,现将存在的问题以及如何解决问题,发给你们,请各单位各部门在今年的归档工作中避免出现类似问题。

一、存在的共性问题

档案数据库里录入档案的责任者,原则要求谁录入,责任者为谁。扫描的文件要工整,有的部门有挂接的电子版档案有歪有斜现象。还有个别部门用手机扫描,用手机扫描成档案电子版存在不清楚的现象。请有关单位部门注意,档案馆有高速扫描仪可以提供,设备不足的部门可以到档案馆扫描。

二、二级学院归档毕业生档案存在的问题

1、学籍卡、注册登记表的问题

    第一,有的学院未扫描未挂接案卷封面;第二、在档案数据库里挂接的电子版学生姓名与录入的二级卷内目录的学生姓名不一致;第三,个别学院存在挂接电子版时存在张冠李戴的现象。第四,注册登记表是反正两面的,有的学院只扫描一面,页码也只标注了一面。

2、学生基本信息表与学生个人学业成绩表的问题

《学生基本信息表》有的学院手写,学生特殊情况说明有的学院用铅笔标注,没加盖学院公章。《学生个人学业成绩表》中的学分,存在着纸质档案与电子版不一致的情况。移交档案馆时前没加盖学院及教务处公章学院,审核人没签字。

3、照片合影与光盘

照片合影与光盘,存在着毕业生合影照片上班级名称有打错的现象,合影照片毕业生名字与信息表上的名字有音同字不同的现象。

4、毕业生成绩汇总表

《毕业生成绩汇总表》一页打印不完的可以分多页打印,但每页都要有顶端标题行,有的学院除首页外,其余的没有加顶端标题行,没加盖学院公章,导致档案材料移交反反复复。

5档案管理员没有履行审核手续,就送交档案馆。

   针对以上问题,请各单位各部门仔细阅读《关于做好2017年度档案资料归档工作的通知》,对照通知要求,认真落实。请各单位各部门档案管理员要切实履行好工作职责,整理、审核好本单位本部门的应归档档案,在规定的时间内完成档案归档工作。如有问题请及时联系我们,联系电话:9746697111。办公地点办公楼234237房间

 

档案馆

                                    201835

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